Sistem saran atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah Suggestion System (SS) dibawa ke Jepang oleh Pelatihan dalam Industries (TWI) dan US Air Force. Saat eksekutif Jepang yang berkunjung ke Amerika Serikat setelah perang dunia, mereka belajar tentang sistem saran dan memulainya di perusahaan mereka.
Lantas bedanya apa antara SS Amerika dan SS di Jepang?. Meskipun sama-sama SS tapi terdapat perbedaan antara keduanya.
Sistem saran bergaya Amerika menekankan manfaat akan keuntungan ekonomi dan menyediakan insentif/bonus.
Sedangkan sistem saran gaya Jepang menekankan peningkatan moral dari partisipasi karyawan yang positif.
Amerika (Barat) = Cost Saving/ dolars profit (Kuantitatif)
Jepang = Values / manfaat positif (Kualitatif & Kuantitatif)
Tiga Tahapan Sistem Saran :
1. Dorongan. Pada tahap pertama, manajemen harus membuat setiap usaha untuk membantu para pekerja mau memberikan saran untuk peningkatan pekerjaan karyawan, tidak peduli seberapa primitif saran itu.Ini akan membantu para pekerja memperluas wawasan dan cara mereka melakukan pekerjaan mereka.
2. Pendidikan. Pada tahap kedua, manajemen harus menekankan pendidikan karyawan sehingga karyawan dapat memberikan saran yang lebih baik. Agar para pekerja untuk memberikan saran yang lebih baik, mereka harus dilengkapi kemampuan untuk menganalisis masalah dan lingkungan. Ini memerlukan pendidikan/pelatihan.
3. Efisiensi. Hanya di tahap ketiga, setelah para pekerja sama-sama tertarik dan berpendidikan, seharusnya manajemen menaruh perhatian besar pada implementasi saran-saran yang akan meningkatkan keuntungan perusahaan lewat efisiensi.
Btw, Anda akan menghadapi kesulitan jika mencoba langsung di tahap ketiga dengan melompati tahap satu dan dua.
Sistem saran dapat berfungsi sebagai sarana untuk :
- Peningkatan kerja itu sendiri.
- Penghematan energi, material, dan sumber daya lainnya.
- Perbaikan dalam lingkungan kerja.
- Perbaikan mesin dan proses.
- Perbaikan peralatan.
- Perbaikan dalam pekerjaan kantor.
- Perbaikan kualitas produk.
- Ide untuk produk baru.
- Pelanggan layanan dan hubungan pelanggan, dan lain-lain
Menurut Japan Human Relations Association (JHRA), sebagian besar saran yang memiliki dampak peningkatan profit perusahaan berasal dari kelompok, sementara saran dari individu sebagian besar mempunyai manfaat di peningkatan moral, perbaikan kinerja dan pembelajaran atas pengalaman kerja.
Pendek kata, SS gaya Amerika menekankan manfaat duit dari sebuah saran dan mereka kemudian memberikan insentif keuangan pada suatu saran yang menghasilkan uang. Nah kalo gaya Jepang SS menekankan moral-meningkatkan manfaat dari partisipasi karyawan yang positif. (Bellonging to company).
Meskipun skema sistem saran asalnya dari Amerika/Barat, keberhasilan fenomenal dari sistem saran di negeri Samurai ini ialah di rubah dari model yang hanya menunggu saran (pasif) menjadi sebuah program aktif untuk mendidik setiap orang agar perhatian di semua bidang pekerjaan. Selain itu, faktor utama yang berkontribusi terhadap keberhasilan sistem saran di Jepang, adalah manajer Jepang umumnya memiliki perhatian yang lebih untuk menerapkan sistem saran.
Manajer Jepang bersedia untuk mendukung perubahan jika ide perubahan itu bermanfaat yang antara lain membuat pekerjaan lebih mudah, menghilamgkan hal yang membosankan dari pekerjaan (Caranya gitu-gitu aja), menghilangkan gangguan dari pekerjaan, membuat pekerjaan lebih aman, membuat pekerjaan lebih produktif, meningkatkan kualitas produk, menghemat waktu dan biaya. Hal ini berbeda tajam Barat yang menitikberatkan pada biaya (penghematan/ keuntungan), sederhananya kalo nggak ngasilin duit itu bukan SS. Juga, sebagian besar perusahaan Jepang yang memiliki sistem saran, menggabungkan rewards insentif ke dalamnya:
“setiap kali saran didapat, mereka memberikan penghargaan sebanding dengan penghematan/ manfaat positif yang direalisasikan. Penghargaan seperti ini dibayar baik untuk saran yang dibuat oleh individu dan yang dibuat oleh kelompok-kelompok seperti tim QCC.”
Implementasi Sistem saran cara Jepang, memiliki waktu lima sampai sepuluh tahun. Hal ini ada tiga tahapan. Pada tahap pertama, manajemen membuat setiap langkah untuk membantu para pekerja memunculkan saran/ ide, tidak peduli seberapa sederhana/ kecil idenya, ide primitif sekalipun diterima, yang penting idenya positif untuk kemajuan pekerjaan pekerja. Tahap ini biasanya digunakan untuk membantu para pekerja agar mengamati bagaimana mereka bekerja.
Pada tahap kedua, manajemen menekankan pendidikan pelatihan karyawan sehingga karyawan dapat memberikan saran yang lebih baik lagi. Agar para pekerja bisa memberikan saran yang lebih baik, mereka harus dilengkapi kemampuan menganalisis masalah dan lingkungan sekitarnya. Hal ini memerlukan pelatihan yang mendalam dan konsisten.
Akhirnya, pada tahap ketiga, setelah para pekerja telah pinter-kompeten dan terlatih, manajemen mulai menekankan ide dengan dampak penghematan atau keuntungan duit. Pekerja melalui sistem saran ini diharapkan untuk membuat saran setiap hari, melakukan perbaikan didalam perusahaan. Sistem saran Toyota, misalnya, dalam sejarahnya mampu menghasilkan 47,7 saran per karyawan per tahun. Dahsyat!
Terus apa pendorong keberhasilan SS?
Keberhasilan sistem saran di Toyota karena tiap Saran ditanggapi dalam waktu 24 jam dari atasan langsung karyawan. Dahsyat, saya jadi berpikir jangan-jangan kerjaan atasannya cuma ngurusin saran barangkali ya? Ha..ha.
Saran dihargai dengan medali atau dengan dimasukkan dalam keanggotaan Club peng-Ide Emas (Semacam klub perancang ide terbaik). Bukti penting dari keberhasilan program ini adalah persentase saran yang diwujudkan dimana saat tahun 1986 Toyota mencapai tingkat implementasi sebesar 96 persen dari saran yang diajukan, karena ketulusan dan komitmen manajemen untuk menggunakan sistem saran.
Dalam sebuah wawancara di Toyota Motor, Ketua Toyota, Eiji Toyota berkata:
“salah satu fitur dari pekerja Jepang adalah bahwa mereka menggunakan otak mereka serta tangan mereka. Pekerja kami menyediakan 1,5 juta saran per tahun, dan 95% dari nya dapat diwujudkan.”
Bagaimana dengan kita?
muhsinbudiono 
Discussion
No comments yet.